Datenschutzinformation für Geschäftspartner (Ansprechpartner, Dienstradbeauftragte und Zeichnungsberechtigte)

 

1.  Information nach Art 13 & 14 der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
       
Wir freuen uns, dass Sie sich dafür interessieren, Dienstradleasing über mein-dienstrad.de in Ihrem Unternehmen anzubieten. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang erteilen.

2.  Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die 

baron mobility service gmbh

Wickenweg 52

26125 Oldenburg

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.mein-dienstrad.de/impressum/

3.  Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Dienstrad-Leasing übermittelt haben, um das Dienstradleasing für Ihr Unternehmen anbieten zu können und die dafür notwendige Abwicklung zu ermöglichen. Folgende Daten sind hierzu notwendig: 

Für die Kontaktanbahnung, Kommunikation und Portalnutzung: 

  • Vorname, Nachname
  • Adresse
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)

Für die Prüfung und das Zustandekommens des Vertrages werden vom Zeichnungsberechtigten zusätzlich folgende Informationen verarbeitet: 

  • Personalausweiskopie
  • Unterschriftenprobe
  • Geburtsdatum

Die E-Mail-Adresse des Dienstradbeauftragten wird außerdem dazu verwendet, Sie regelmäßig über für Sie relevante Veränderungen in unseren Prozessen und in unserem Portal zu informieren.

Die Daten werden für den Zweck einer revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen aufbewahrt.

Wir erheben und speichern bei der Nutzung unseres Portals automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
Weiterführende Informationen finden auf https://www.mein-dienstrad.de/datenschutz/

4.   Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Anbieten des Dienstrad-Leasings in Ihrem Unternehmen ist der Art. 6 Abs. 1 f), DSGVO, Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses. Danach ist die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines bestehenden berechtigten Interesses zulässig. Das berechtigte Interesse im Rahmen des Dienstrad-Leasings besteht in Herbeiführung und für die Betreuung des Dienstrad-Leasings für Ihr Unternehmen. Die Daten des Zeichnungsberechtigten werden zudem auf Grundlage des Geldwäschepräventionsgesetzes die Personalausweiskopie, das Geburtsdatum und die Unterschriftenprobe von der Leasinggesellschaft verarbeitet. Die Daten werden zu diesem Zweck von uns an die Leasinggesellschaft weitergegeben. Als Rechtsgrundlage hierfür gilt Art. 6. Abs. 1 c), DSGVO. Die Weitergabe durch das Geldwäschepräventionsgesetzes ist eine gesetzliche Verpflichtung.

Im Falle einer Nichtbereitstellung der notwendigen Daten ist das Dienstrad-Leasing für Unternehmen nicht möglich. 

Bei der revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen werden die Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen verarbeitet, so wie das HGB, die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vorgeben.

Die Erfassung Ihrer Daten im Rahmen der Portalnutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung unseres Portals. Hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden. 

Wie lange werden die Daten gespeichert? 

Steuerlich relevante Unterlagen wie z.B. Rechnungen werden 10 Jahre aufbewahrt, alle Unterlagen, die zum Vorgang zur Herbeiführung des Leasingvertrages sowie der weiteren dafür notwendigen Schritte gehören wie auch unsere Kommunikation mit z.B. dem Angebot, der Annahme oder der Ablehnung dieses Angebotes werden als Geschäftsbrief für 6 Jahre aufbewahrt.

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald die Zwecke, für die diese erhoben wurden, erfüllt sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen. 

5.  An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Im Falle des Zeichnungsberechtigten werden die Unterschriftenprobe und die Personalausweiskopie zusammen mit den Rahmenvertragsunterlagen bei der Leasinggesellschaft eingereicht. Dies ist im Rahmen des Geldwäschepräventionsgesetzes notwendig, um die Richtigkeit der Unterschriften auf Leasingverträgen und Abrufscheinen zu überprüfen, die im Rahmen des Dienstrad-Leasings bei der Leasinggesellschaft eingehen.

Die E-Mail-Adressen des Dienstradbeauftragten und weitere Personen, die regelmäßig über Neuerungen in unseren Prozessen und in unserem Portal informiert werden sollen, werden an die CleverReach GmbH & Co. KG weitergegeben. Die CleverReach GmbH & Co. KG ist ein Auftragsverarbeiter, den wir nutzen, um den Mailversand abzuwickeln.
6.  Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden in Rechenzentren der Europäischen Union verarbeitet. Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der Daten auch im Katastrophenfalls, wird zusätzlich ein Back-up in Kanada vorgehalten. Mit diesem Land besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU, was die Übertragung der Daten in das Drittland ermöglicht (Art. 45 DSGVO).

7.  Ihre Rechte als „Betroffene“?

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich mit genügender Identifikationsmöglichkeit erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

8.  Unser Datenschutzbeauftragter

Unsere Datenschutzbeauftragte im Unternehmen erreichen Sie unter:

Kyra Pelzner
datenschutz@baronmobil.com

9.  Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. 
In unserem Fall ist dies „Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen“.