1.   Information nach Art 13 & 14 der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) 

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse, Dienstradleasing über unsere Plattform in Ihrem Unternehmen einzuführen. Um Ihnen den Einstieg so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, bieten wir einen digitalen Self-Check-in Prozess an. Dabei unterstützen wir Sie Schritt für Schritt bei der Einrichtung Ihres Unternehmenskontos und der Konfiguration Ihrer individuellen Leasingoptionen – ganz bequem und online.
Im Zuge dieses Prozesses ist es erforderlich, bestimmte personenbezogene Daten zu erheben und zu verarbeiten. Selbstverständlich gehen wir dabei verantwortungsvoll und transparent mit Ihren Daten um.
Nachfolgend möchten wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO umfassend darüber informieren, welche Daten wir im Rahmen des Self-Check-in verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.

2.   Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich? 

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die 

Mein Dienstrad GmbH
Stau 123
26122 Oldenburg

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.mein-dienstrad.de/impressum/

3.   Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken? 

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Dienstrad-Leasing übermittelt haben, um das Dienstrad-Leasing für Ihr Unternehmen anbieten zu können und die dafür notwendige Abwicklung zu ermöglichen. Folgende Daten sind hierzu notwendig:

Für die Kontaktanbahnung, Kommunikation und Portalnutzung:

• Vorname, Nachname
• Adresse
• Geburtsdatum 
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Kontaktdaten zur Erstellung der Portalzugänge

Für die Prüfung und das Zustandekommen der Verträge werden zusätzlich folgende Informationen verarbeitet und teilweise direkt an die Leasinggesellschaft übermittelt:

• Unternehmensdaten und Vorgaben für das Dienstrad-Leasing
• Wirtschaftlich berechtigte Personen
• Bankdaten im Rahmen des SEPA-Lastschriftmandats
• Vorgangsnummer der Post-Ident Verifizierung

Die E-Mail-Adresse des Dienstradbeauftragten wird außerdem dazu verwendet, Sie regelmäßig über für Sie relevante Veränderungen in unseren Prozessen und in unserem Portal zu informieren.

Die Daten werden für den Zweck einer revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen aufbewahrt.

Kundendatenverwaltung
Wir verwenden auf unserer Webseite HubSpot für Marketing-Aktivitäten. HubSpot ist ein Software-Unternehmen aus den USA mit einer Niederlassung HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17 in 10243 Berlin. Diese integrierte Software-Lösung verwenden wir für unser eigenes Marketing, die Lead-Generierung und für den Kundenservice. Hierzu zählen unter anderem das E-Mail-Marketing, welches den Versand von Newslettern sowie automatisierte Mailings regelt, Social Media Publishing und Reporting, Kontaktmanagement wie die Nutzersegmentierung und CRM, Landing Pages und Kontaktformulare.
HubSpot verwendet Cookies, kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher Ihres Webbrowsers auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und eine Analyse Ihrer Benutzung der Webseite durch uns ermöglichen. Die erfassten Informationen (z.B. IP-Adresse, der geographische Standort, Art des Browsers, Dauer des Besuchs und aufgerufene Seiten) wertet HubSpot im Auftrag von uns aus, damit wir Reports über den Besuch und die besuchten Seiten generieren können.
Mittels HubSpot erfasste Informationen sowie die Inhalte unserer Website werden auf Servern der Service-Providern von HubSpot gespeichert. Soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung auf dieser Website zum Zweck der Websiteanalyse. Die konkrete Speicherdauer der verarbeiteten Daten ist nicht durch uns beeinflussbar, sondern wird von HubSpot Germany GmbH bestimmt. Weitere Hinweise finden Sie in der Datenschutzerklärung für HubSpot Pixel: https://www.hubspot.de/data-privacy/gdpr.
Die Daten werden von uns gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Sie können der Erfassung der Daten durch HubSpot und der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen, indem Sie die Speicherung von Cookies durch Ihre Browsereinstellungen entsprechend verhindern. Sie können gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch einlegen.

Amazon Web Service
Für den Betrieb unseres Portals und unseres Ticketsystems nutzen wir Amazon Web Services.
Amazon Web Services (AWS) Anbieter ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg, Standort des Rechenzentrums ist Frankfurt am Main (nachfolgend AWS). Wenn Sie unsere Website besuchen, werden Ihre personenbezogenen Daten auf den Servern von AWS in Europa verarbeitet. Es ist vertraglich vereinbart, dass Daten ausschließlich in Europa verarbeitet werden. Es ist nicht davon auszugehen, dass Daten in die USA an das Mutterunternehmen von AWS übermittelt werden. Die Verwendung von AWS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unseres Portals. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Portalnutzer nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

PandaDoc
Für die digitale Vertragsabwicklung und Dokumentenverwaltung im Rahmen des Self-Check-In setzen wir den Dienst PandaDoc ein.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu dem Zweck, Vertragsdokumente zu erstellen, zu versenden und elektronisch unterzeichnen zu lassen sowie die Dokumente im Zusammenhang mit Ihrer Dienstrad-Leasing-Vereinbarung zu verwalten. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Vertragsabwicklung haben.

4.   Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Anbieten des Dienstrad-Leasings in Ihrem Unternehmen ist der Art. 6 Abs. 1 f), DSGVO, die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses. Danach ist die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines bestehenden berechtigten Interesses zulässig. Das berechtigte Interesse im Rahmen des Dienstrad-Leasings besteht in Herbeiführung und für die Betreuung des Dienstrad-Leasings für Ihr Unternehmen.
Die Daten des Zeichnungsberechtigten werden zudem auf Grundlage des Geldwäschepräventionsgesetzes von der Leasinggesellschaft verarbeitet. Die Daten werden zu diesem Zweck von uns an die Leasinggesellschaft weitergegeben. Als Rechtsgrundlage hierfür gilt Art. 6. Abs. 1 c), DSGVO sofern es sich bei der berechtigten Person um eine juristische Person handelt. Erfolgt diese Prüfung bei einer natürlichen Person gilt Art. 6. Abs. 1 b), DSGVO. Die Weitergabe durch das Geldwäschepräventionsgesetzes ist eine gesetzliche Verpflichtung.
Im Falle einer Nichtbereitstellung der oben erwähnten Daten ist das Dienstrad-Leasing für Unternehmen nicht möglich.

Die Information, die Sie per Mail über für Sie relevante Änderungen in unserem Portal und in unseren Prozessen erhalten, erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben eine berechtigtes Interesse Sie über wesentliche Änderungen zu informieren.

Bei der revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen werden die Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen verarbeitet, so wie das HGB, die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vorgeben.

Die Erfassung Ihrer Daten im Rahmen der Portalnutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung unseres Portals. Hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Steuerlich relevante Unterlagen wie z.B. Rechnungen werden 10 Jahre aufbewahrt. Alle Unterlagen, die zur Vertragsverhandlung und -anbahnung gehören sowie aller weiteren für das Leasing notwendigen Schritte wie beispielsweise auch unsere Kommunikation mit Ihnen bezüglich des Angebots sowie dessen Annahme oder Ablehnung, werden als Geschäftsbrief für 6 Jahre aufbewahrt.

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald die Zwecke, für die diese erhoben wurden, erfüllt sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

5.  An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Im Falle des Zeichnungsberechtigten werden die erforderlichen Daten bei der Leasinggesellschaft eingereicht. Dies ist im Rahmen des Geldwäschepräventionsgesetzes notwendig, um die Richtigkeit der Unterschriften auf Leasingverträgen und Abrufscheinen zu überprüfen, die im Rahmen des Dienstrad-Leasings bei der Leasinggesellschaft eingehen.

6.  Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union verarbeitet.

7.  Ihre Rechte als „Betroffene“

Als betroffene Person haben Sie gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, insbesondere bei Direktwerbung oder bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

8. Unser Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten im Unternehmen erreichen Sie unter:

datenschutz@mein-dienstrad.de