Datenschutz-
information für
Dienstradnutzer

1. Information nach Art 13 & 14 der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Wir freuen uns, dass Sie sich dafür interessieren, ein Fahrrad oder Pedelec über mein-dienstrad.de zu leasen. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang erteilen.

2. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die

baron mobility service GmbH
Staulinie 14 – 15
26122 Oldenburg

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den
vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum
unserer Internetseite: https://www.mein-dienstrad.de/impressum/

3. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Dienstrad-Leasing übermittelt
haben, um Ihre Dienstrad-Anfrage zu bearbeiten, die dafür notwendige Abwicklung zu ermöglichen und Sie über wichtige Änderungen zur informieren. Die Daten werden ebenfalls bei der Meldung eines Versicherungsschadens sowie beim Wartungsprozess für Ihr Dienstrad verarbeitet. Folgende Daten sind hierzu notwendig:

• Name
• Adresse
• Ggf. Geburtsdatum (wenn vom Arbeitgeber gefordert)
• Ggf. Mitarbeiternummer (wenn vom Arbeitgeber gefordert)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Raddaten (Radpreis, Marke, Modell, Rahmennummer)
• Leasingrate
• Servicecode

Ihre E-Mail-Adresse wird außerdem dazu verwendet, Sie  über für Sie relevante Veränderungen in unseren Prozessen und in unserem Portal zu informieren.

Zusätzlich werden die Daten für den Zweck einer revisionssicheren Speicherung von
Geschäftsunterlagen aufbewahrt.

Zudem erheben und speichern wir bei der Nutzung unseres Dienstrad-Portals automatisch
Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns
übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Hosting

Wir hosten unsere Portal bei Hetzner. Anbieter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend: Hetzner). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz.

Die Verwendung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website.

Auftragsverarbeitung Unser IT-Dienstleister hat einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Unser IT-Dienstleister wiederum hat einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

4. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Leasinganfrage ist der Art. 6 Abs. 1 f), DSGVO, Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses. Danach ist die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines bestehenden berechtigten Interesses zulässig. Das berechtigte Interesse im Rahmen des Dienstrad-Leasings besteht in Herbeiführung und für die Betreuung des Dienstradleasings für das von Ihnen ausgewählte Fahrrad sowie aller dafür benötigten Schritte wie der Versicherungsmeldung, der Bearbeitung Ihrer Anfragen im Kundenservice, der Wartung Ihres Dienstrades, der Abwicklung mit der Versicherung im Falle eines Schadens sowie des Leasingendes.

Im Falle einer Nichtbereitstellung der notwendigen Daten ist das Dienstrad-Leasing für das von Ihnen ausgewählte Fahrrad nicht möglich.

Die Information über für Sie relevante Änderungen in unseren Portal und in unseren Prozessen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben eine berechtigtes Interesse Sie über wesentliche Änderungen zu informieren.

Bei der revisionssicheren Speicherung von Geschäftsunterlagen werden die Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen verarbeitet, so wie dies das HGB, die Abgabenordnung und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vorgeben.

Die Erfassung Ihrer Daten im Rahmen der Portalnutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung unseres Portals. Hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Steuerlich relevante Unterlagen wie z.B. Rechnungen werden 10 Jahre aufbewahrt. Alle Unterlagen, die zum Vorgang der Herbeiführung des Leasingvertrages sowie der weiteren dafür notwendigen Schritte gehören, wie auch unsere Kommunikation mit Ihnen beispielsweise bezüglich des Angebots sowie dessen Annahme oder Ablehnung, wird als Geschäftsbrief für 6 Jahre aufbewahrt.

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald die oben benannten Zwecke, für die diese erhoben wurden, erfüllt sind.

5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden über unser Portal an den Fahrradfachhändler weitergegeben, bei dem Sie Ihr Dienstrad bestellt haben, um eine Abwicklung Ihres Auftrages zu ermöglichen. Ihr Antrag wird zudem an Ihren Arbeitgeber zur Freigabe über unser Portal weitergeleitet. Ggf. wird dafür auf Grundlage Ihrer Daten ein Überlassungsvertrag über unser Portal erzeugt. Des Weiteren hat Ihr Arbeitgeber die Möglichkeit Ihre Daten aus unserem Portal für die Gehaltsabrechnung zu exportieren. Nachdem Ihr Arbeitgeber seine Zustimmung gegeben hat, wird Ihr Antrag in unserer Vertragsbearbeitung bearbeitet. Im Rahmen der Bearbeitung werden die Daten an die jeweilige Leasinggesellschaft weitergegeben. Bei einer positiven Zusage zum Leasingvertrag werden Ihre Daten an die Versicherungsgesellschaft zum Abschluss eines Versicherungsvertrages weitergegeben. Welche Leasinggesellschaft und welche Versicherungsgesellschaft Ihre Daten erhält, ist abhängig von Ihrem Arbeitgeber. Falls weder Sie noch Ihr Arbeitgeber am Ende der Leasinglaufzeit das Rad übernehmen, werden Ihre Daten ggf. an einen Händler für Gebrauchträder weitergegeben, damit dieser das Fahrrad bei Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber abholen kann.

Wenn für Sie relevante Änderungen in unseren Prozessen und unserem Portal vorgenommen werden, wird Ihre E-Mail-Adressen an die CleverReach GmbH & Co. KG weitergegeben, um Sie über die Neuerungen zu informieren. Die CleverReach GmbH & Co. KG ist ein Auftragsverarbeiter, den wir nutzen, um den Mailversand abzuwickeln.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union verarbeitet.

7. Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten wir Sie bei Ihrer Anfrage nicht eindeutig identifizieren können werden wir Sie bitte dies zu ermöglichen, um sodann Ihrem Recht auf Auskunft nachkommen zu können. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

8. Unser Datenschutzbeauftragter

Unsere Datenschutzbeauftragte im Unternehmen erreichen Sie unter:
Kyra Pelzner
datenschutz@baronmobil.com

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. In unserem Fall ist dies „Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen“.

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